Ieder bedrijf streeft naar een overzichtelijke huishouding waarbij alle kosten inzichtelijk zijn. Vooral bij hoge volumes is het belangrijk dat intern bekend is hoeveel precies wordt gekocht en verkocht. In werkelijkheid blijkt maar een klein aantal bedrijven volledig overzicht over de uitgaven te hebben. Vooral indirecte kosten gemaakt bij een tussenliggende partij kunnen een groot deel van de kosten bepalen. Dat terwijl juist op deze kosten aanzienlijke besparingen gerealiseerd kunnen worden.

Een van de voorbeelden hiervan zijn de logistieke kosten, van verpakkingsmaterialen tot transport. Hoe complex kosten ook mogen zijn: met een grondige (data) analyse kunnen uitgavenstromen worden herkend waar op bespaard kan worden.

Hoe complexe logistieke kosten kunnen worden aangepakt

Om deze complexe kosten te kunnen aanpakken, is een analytische aanpak vereist. Dat betekent dat eerst de huidige uitgaven grondig geanalyseerd dienen te worden. Inventariseer de uitgaande geldstromen en vat deze geldstromen per leverancier, categorie en afdeling samen. Hierdoor kan direct per onderdeel bekeken worden waar potentiële kostenbesparingen mogelijk zijn.

De best practice om dergelijke inventarisaties samen te brengen, is door een zogeheten uitgavenanalyse te creëren. Deze wordt vervolgens met de volgende onderdelen uitgebouwd;

  • Categorieën
  • Leveranciers
  • Timing

Uitgavenanalyse per categorie

Het categoriseren van de uitgaven zorgt vaak in een vroeg stadium voor een beter inzicht in de uitgaven. Alhoewel veel bedrijven tot op zekere hoogte over deze informatie beschikken, is het creëren van een actuele weergave belangrijk. Door te categoriseren, wordt namelijk welke categorieën de grootste invloed op de totale kosten hebben. Dit zijn dan ook vaak de categorieën waar bedrijven hoogstwaarschijnlijk te veel voor een product of dienst betalen.

Uitgavenanalyse per leverancier

Een van de belangrijkste onderdelen van dit overzicht is de uitgavenanalyse naar de leveranciers. Het inzichtelijk krijgen van de leveranciers waarmee samengewerkt wordt, voor welke doeleinden en hoe deze leveranciers presteren kan data opleveren dat voor meerdere doeleinden gebruikt kan worden. Behalve dat de kosten per leverancier inzichtelijk worden, kan er ook een gewogen gemiddelde aan de prestaties en kosten van de leverancier gekoppeld worden. Met dit getal kunnen verschillende leveranciers beoordeeld worden.

Wat bij veel organisaties blijkt is dat een leverancier in eerste instantie gekozen wordt omdat;

  • Het de goedkoopste optie was
  • Zichzelf kwalitatief presenteerde;
  • Het snelst kon beginnen.

Na verloop van tijd kunnen dergelijke beweegredenen niet meer van toepassing zijn. Door juist weer de prestaties en kosten van alle leveranciers inzichtelijk te hebben, kan worden beoordeeld of het voortzetten van de samenwerking economisch interessant is.

Inzicht in de beste periodes om in te kopen

Al deze data is tenslotte ook in staat om weer te geven wanneer voor de scherpste prijs ingekocht kan worden. Door alle tijdspunten inzichtelijk te maken wanneer bepaalde producten of diensten ingekocht werden, kunnen prijsvariaties zichtbaar worden gemaakt. Leveranciers waar het tijdens bepaalde periodes wat rustiger is, zullen eerder met hun prijzen zakken. Net als leveranciers waarbij onopgemerkt rond de winterperiode de prijzen omhooggaan. Dergelijke prijsmutaties kunnen door een grondige tijdsanalyse worden aangepakt met kostenbesparingen als gevolg.

Belangrijkste takeaways

Om wat voor kostenbesparingen het ook gaat, logistiek of niet, een grondige uitgavenanalyse levert voor ieder bedrijf potentiële kostenbesparingen aan. De belangrijkste aanbevelingen die wij de afgelopen jaren tijdens dergelijke trajecten hebben uitgebracht, richten zich vooral op;

  • Onafhankelijke categorie experts inschakelen
  • Best practices implementeren om het inkoop- en procurementproces zo efficiënt mogelijk te laten verlopen
  • Per uitgavenpost de juiste strategie uitvoeren
  • Monitor de kosten en prestaties bij outsourcen
  • Voorzie de leveranciers van objectieve feedback met doel om de samenwerking en de kwaliteit hiervan te versterken

Bent u ook benieuwd op welke logistieke uitgavenstromen u kunt besparen? Of bent u op zoek naar ander logistiek advies? Wilt u weten hoe wij dit doen? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. Bel +31 475 635 805, of stuur ons een mail via het contactformulier of direct naar info@salvum-europe.com.

Gerard Peeters

Gerard Peeters

Ruim 20 jaar ervaring met het op een efficiënte manier verbeteren van interne operaties en bedrijfsprestaties als geheel. Er is in de loop der jaren een uitgebreid track-record opgebouwd. In Nederland, de Benelux, Europa, het Verre-Oosten en Zuid-Afrika. Altijd op een persoonlijke manier, door naast beslissingsnemers te staan en in contact te zijn met suppliers.

Leave a Reply