Inkoop- en financiële afdelingen van bedrijven besteden het grootste deel van hun tijd aan het beheer van de grote uitgaven. Dat is niet onlogisch, want dat zijn de grootste kostenposten en daar vallen de grootste besparingen te halen. Echter, 80% van de inkoopkosten zijn gerelateerd aan slechts 20% van de toeleveranciers. Er valt voor bedrijven veel geld te verdienen met een goede beheersing van de staartkosten, oftewel de tail end uitgaven. Zo kan er op het vlak van verpakkingen een flinke kostenbesparing worden gerealiseerd, waarmee de tail end spend fors omlaag kan worden gebracht. Hebt u daarover al nagedacht?
Bedrijven besparen onvoldoende op hun tail end spend
Bedrijven doen jaarlijks miljoenen aankopen die te klein zijn om tot de strategische kosten te worden gerekend. Deze staartkosten vallen vaak buiten het gezichtsveld van de beheerde uitgaven. De tail end uitgaven vinden gefragmenteerd plaats en kunnen betrekking hebben op honderden verschillende leveranciers die wél 80% van het totaal uitmaken. Bedrijven hebben niet altijd de omvang, interesse of expertise om deze tail end kosten effectief te beheren. Het gebrek aan goed management van de tail end spend kost grote organisaties miljoenen per jaar. In een tijd waarin de bedrijfsresultaten onder druk staan en elke eurocent telt, kan dit het verschil betekenen tussen succes en mislukking.
De meeste organisaties weten wie hun belangrijkste leveranciers zijn. Deze inkooplijnen zijn meestal goed geoptimaliseerd, in duidelijke contracten vervat en ze worden ijverig beheerd. Het goed in kaart brengen van de staartkosten heeft bij vele bedrijven echter geen prioriteit. Zij vinden het te onbelangrijk of te moeilijk, gezien de vele verschillende leveranciers en de hoge frequentie van kleine aankopen. Organisaties richten zich meer op het kostenbeheer van de strategische uitgaven die direct gerelateerd zijn aan het succes van de onderneming.
Tot efficiëntere bedrijfsprocessen komen met Tail Spend Management
Met Tail Spend Management komen bedrijven tot een efficiënter leveranciersbestand en beter inzicht in hun tail end spend. Als eerste dient een nauwkeurige inventarisatie plaats te vinden van alle toeleveranciers, hun leveringen en de kosten die hiermee gepaard gaan. Dit geeft handvatten voor een strategische visie over minder categorieën leveranciers en het aanwijzen van preferred suppliers, waarmee specifieke afspraken over kosten en levering kunnen worden gemaakt. Een minder groot aantal leveranciers maakt het voor bedrijven ook eenvoudiger om processen op elkaar af te stemmen en tot efficiëntere bedrijfsprocessen, adequaat contractbeheer en een inzichtelijkere magazijnvoorraad te komen. Het logistieke proces wordt zodoende vereenvoudigd.
Een bepaald onderdeel van de staart supply chain kan worden uitbesteed aan één of enkele specifieke leveranciers. Door het outsourcen hebben bedrijven meer inzicht op en controle over soort en aantal ingekochte producten. De preferred partner kan zelfs verantwoordelijk worden gesteld voor logistiek en beheer van de specifieke tail end spend. Tail Spend Management biedt bedrijven dus vele voordelen.
Vele uitdagingen om de staartkosten omlaag te kunnen krijgen
Bedrijven die hun productieketen willen optimaliseren en tot een efficiëntere inkoop willen komen, vinden het vaak moeilijk om op effectieve wijze hun tail end spend omlaag te krijgen. Ze hebben er onvoldoende capaciteit of geen deskundig personeel voor, of het krijgt onvoldoende aandacht. Een belangrijke reden van een te hoge tail end spend is de slechte zichtbaarheid van de inkoopdata. De combinatie groot aantal leveranciers en vele kleine aankopen, maakt het voor bedrijven vaak lastig om tot een goede kostenanalyse te komen. Daarnaast ontbreken meestal effectieve centrale controles over de staartinkopen. De leveranciers hebben vaak een minimale verantwoordingsplicht. Er bestaan ook geen duidelijke contracten over aard en hoeveelheid van de transacties.
Door de lage transactiewaarde en de kleine volumes per keer, blijven de staartkosten vaak buiten de traditionele supply chain. Een specifiek product als verpakkingen is een regelmatig vergeten inkoopcategorie. Verpakkingen worden nogal eens spontaan besteld als iemand toevallig constateert dat er een tekort optreedt en niet op basis van een algemeen vastgesteld kader. Dit kan tot te hoge kosten en incompliancy leiden. Door gebruik te maken van vele verschillende leveranciers, lopen bedrijven schaalvoordelen en voordelige bulkinkopen mis. Een te groot aantal leveranciers voor kleine tail end uitgaven maakt het lastig voor bedrijven om de tail end spend te verminderen. Kleinere leveranciers zijn vanwege hun lage marges vaak beperkt in hun mogelijkheden om prijsvoordelen te bieden. Bij grotere leveranciers kunnen betere en hardere prijsafspraken worden gemaakt.
In de huidige mondiale economie wordt het voor bedrijven steeds belangrijker om te zoeken naar concurrentievoordeel en op alle gebieden tot kostenreductie te komen. Met Tail Spend Management kan er fors op de staartkosten worden bespaard. Vaak besteden bedrijven weinig aandacht aan hun verpakkingen, terwijl hier wel veel kosten mee gemoeid zijn. Bedrijven laten hier niet alleen veel geld liggen, maar benutten ook de kansen niet om innovatieve, duurzame verpakkingen in te kopen. Salvum is gespecialiseerd in de inkoop van verpakkingen en deskundig partner voor bedrijven die meer grip willen krijgen op deze inkoopcategorie en hun tail end spend.
